5 Tipps, wie Sie Ihre Veranstaltung erfolgreich bewerben – am Beispiel des Social Media Clubs Düsseldorf

In Deutschland ist die Nachfrage nach Veranstaltungen so groß wie nie. Laut Meeting- und Eventbarometer besuchten 2013 insgesamt 371 Millionen Besucher mehr als drei Millionen Tagungen, Kongresse und Business-Events. Am Beispiel des Social Media Clubs Düsseldorf zeige ich Ihnen, wie Sie sich auch mit begrenztem Budget und Ressourcen aus der Masse hervorheben, schnelle Erfolge erzielen und neue Teilnehmer für Ihre Veranstaltung gewinnen.

 

Best Practice Beispiel: Social Media Club Düsseldorf
Der Social Media Club Düsseldorf ist eine Non-Profit-Organisation, die es sich zum Ziel gesetzt hat, den Erfahrungsaustausch rund um Social Media zwischen Experten und regionalen Unternehmen zu fördern. Im Oktober 2014 feierte der Club mit der 1.Social Media Nacht Premiere als Veranstalter und konnte sich bereits bei der zweiten Ausgabe des Events im November über restlos ausgebuchte Veranstaltungsräume freuen. Der Social Media Club Düsseldorf soll uns als Best Practice Beispiel dienen, um wertvolle Erkenntnisse zu erhalten, wie man auch mit geringen finanziellen Mitteln und Manpower das Optimum aus seiner Veranstaltung herausholt.

Lesen Sie jetzt in unserer aktuellen Case Study, wie der Social Media Club Düsseldorf mit effektiven PR- und Social Media Maßnahmen sowie nützlichen Tools seine Veranstaltungen zum Publikumsmagneten in der Branche festigt.
„Best Practice für erfolgreiche Event-PR“

Tipp 1: Gestalten Sie Ihren Content-Fahrplan von der Terminankündigung bis zur Nachberichterstattung
Die Bewerbung einer Veranstaltung besteht aus drei Phasen: der Terminankündigung, dem Event selbst und der Nachberichterstattung. In allen drei Phasen ist es wichtig, regelmäßig mit relevanten Inhalten Aufmerksamkeit zu erzeugen und so das Interesse potenzieller Teilnehmer auf einem hohen Niveau zu halten. Erstellen Sie daher zu Beginn einen Content-Fahrplan, in dem Sie festhalten, was Sie zu welcher Phase mit Ihren Zielgruppen im Internet teilen möchten. Der Social Media Club Düsseldorf hat ausgehend vom eigenen Blog und im Rahmen der 2.Social Media Nacht genauestens dokumentiert, welche Inhalte wo und wann veröffentlicht werden sollen.

Neben der Content-Produktion und –Platzierung unterstützt Sie ein Content-Fahrplan auch dabei, die Übersicht über Ihre Kommunikations-Aktivitäten im Web zu behalten.

 

Tipp 2: Veröffentlichen Sie Ihre Terminankündigung weitreichend
Nur wer den Termin kennt, kann eine Veranstaltung auch besuchen. Daher sollten Sie für eine erfolgreiche Terminankündigung alle verfügbaren Kommunikationskanäle nutzen, um potenziellen Teilnehmern wertvolle Berührungspunkte (Touchpoints) zu bieten, über die sie im Internet detaillierte Informationen zu Ihrer Veranstaltung erhalten und die Möglichkeit zur Teilnahme wahrnehmen können. Der Social Media Club Düsseldorf setzt den eigenen Blog als Ausgangspunkt und Schaltzentrale für weiterführende PR- und Social Media Maßnahmen ein. Die Termin-Ankündigung gleicht einem Grundlagen-Artikel und enthält unter anderem die Zeit, den Veranstaltungsort, das Thema der Veranstaltung, die anwesenden Speaker und einen Verweis auf den Ticket-Verkauf.

Da jedoch nicht jeder potenzielle Teilnehmer den Weg direkt auf den Blog findet, hat der Club den Blogbeitrag via WordPress Plugin Blog2Social mit seinen Fans und Followern auf seinen Social Media Profilen geteilt.

Mit dem Plugin lässt sich der Social Media Post und die damit verbundene Zielgruppenansprache für jedes Netzwerk individuell anpassen.

Zusätzliche Reichweite für seine Terminankündigung erzielte der Club mit der Verbreitung der Inhalte über das umfangreiche Veranstaltungs-Netzwerk von PR-Gateway Events. Dem SMCDUS-Team standen über 150 kostenlose Veranstaltungs- und Seminar-Portale zur Verfügung, um weitere wichtige Anlaufstellen für potenzielle Teilnehmer zu schaffen.

 

 Tipp 3: Machen Sie mehr aus Ihrer Vorberichterstattung
Mit der Terminankündigung haben Sie ein Fundament geschaffen, auf dem es nun das Gerüst für eine erfolgreiche Veranstaltung zu errichten gilt. Veröffentlichen Sie detaillierte Informationen zu Ihrem Event, indem Sie tiefer in die Materie eindringen. Gehen Sie näher auf das Thema ein. Worüber wird diskutiert? Welche Inhalte werden angesprochen? Stellen Sie anwesende Moderatoren und Speaker beispielsweise in einem kurzen persönlichen Interview vor. Gewähren Sie potenziellen Teilnehmern einen flüchtigen Blick in die Vorträge. So können Sie zum Beispiel einzelne Präsentationsfolien als Teaser verwenden oder Auszüge aus vergangenen Vorträgen präsentieren. Diese Inhalte eignen sich sowohl für die Vor- als auch die Nachberichterstattung. Wichtig ist nur, dass Sie regelmäßig berichten, um sich der langfristigen Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppen sicher zu sein.

 

Tipp 4: Bleiben Sie auch während der Veranstaltung in Bewegung
Wer rastet, der rostet. Machen Sie Ihre Veranstaltung daher auch am Entscheidungstag öffentlich und berichten Sie live vor Ort. Unter Einsatz eines Live-Streams mit Google Hangout macht der Social Media Club Düsseldorf beispielsweise seine Veranstaltungen auch Menschen zugänglich, die sich kein Ticket sichern konnten oder zu spät von der Veranstaltung erfahren haben. Zusätzlich sorgt eine eigens eingerichtete Twitterwall für Interaktion zwischen Veranstalter, Speakern, Teilnehmern und Zuschauern. Es entsteht ein Mittendrin-statt-nur-dabei-Gefühl. Bilder sind ebenfalls schnell gemacht, sei es nun über einen professionellen Fotografen oder das eigene Smartphone. Hauptsache das Feeling der Veranstaltung wird transportiert und die Bilder wirken authentisch. Denken Sie auch immer einen Schritt weiter. Denn Inhalte, die Sie während einer Veranstaltung produzieren, lassen sich auch optimal für die Nachberichterstattung nutzen.

 

Tipp 5: Nach dem Event ist vor dem Event
Nach der Veranstaltung heißt es, die vergangenen Momente Revue passieren zu lassen und den Fokus auf die nächste Veranstaltung zu legen. Sichten Sie noch einmal alle Inhalte, die Sie bislang erstellt haben, z.B. Online-Pressemitteilungen, Social Media Postings, Fragen und Feedback von der Twitterwall, Fotos, Vorträge und Videoaufzeichnungen. Verknüpfen Sie diese Inhalte miteinander, um den Teilnehmern einen umfassenden Rückblick und Interessenten eine Zusammenfassung zu bieten.

Vergessen Sie dabei nie, im Rahmen der Veröffentlichungen auf zukünftige Veranstaltungen zu verweisen, um erfolgreich Synergieeffekte zwischen vergangenen und noch stattfindenden Events herzustellen.

Daher ist es auch bei der Nachberichterstattung entscheidend, mit einer weitreichenden Platzierung der Inhalte im Web zu punkten und das Interesse potenzieller Teilnehmer an verschiedenen Anlaufstellen abzufangen. Für die reichweitenstarke Veröffentlichung seines Contents hat der Social Media Club auf den Online-Presseverteiler PR-Gateway zurückgegriffen, der eine schnelle und einfache Verbreitung der Inhalte auf über 250 kostenlosen Presse-, Themen-, Branchen- und regionalen Portalen ermöglicht.

 

Als Ergebnis aus dem Zusammenspiel von relevantem Content und weitreichender Verbreitung sowie der regelmäßigen Veröffentlichung auf allen Kanälen hat der Club für die nächste Veranstaltung eine wahnsinnig positive Resonanz geerntet. Wie diese Resonanz ausfiel, mit welchen PR und Social Media Maßnahmen das SMCDUS-Team noch überzeugen konnte und welche Tools den Club beim Aufstieg zum Publikumsmagneten unterstützt haben, erfahren Sie in der Case Study „Best Practice für erfolgreiche Event-PR“.

 

Wenn Sie mehr über die Success-Story des Social Media Clubs Düsseldorf erfahren wollen, dann möchte ich Ihnen unsere Live Case Study zur 3. Social Media Nacht ans Herz legen. Die Case Study besteht aus mehreren Teilen und analysiert die Vorgehensweise des Clubs von der Ankündigung bis zur Nachberichterstattung und welche Effekte der Veranstalter mit seinen Maßnahmen erzielt.

 

Teil 1: “Best Practice Event-PR: Ausgebuchtes Event nach 3 Tagen”

Teil 2: “Transparent und interaktiv – Erfolgreiche Teilnehmerbindung während des Events“